多忙 にさよなら !|”忙しい”から 脱出 する仕事の 断り方

新卒4年目の主張
  • 毎日仕事が多忙で、時間がない…
  • 今月は余裕があると思ってたのに、気がついたらスケジュールがパンパン…
  • 多忙のせいで、一つ一つの仕事のパフォーマンスが下がっているから評価が上がらない…

そんな毎日を過ごしていませんか?

こうなると、
「忙しい」→「残業が増える」→「自由時間が無くなる」→「疲弊する」
非常に悪いサイクルへと陥ってしまいます。

ここでは、そんな毎日が多忙と悩むあなたへ、多忙にならないための方法について、まとめて解説します。
この記事を参考にして、忙しい日々にサヨナラして、自由な時間を勝ち取りましょう!

“気持ちよく”断って、それをルーティン化!|最小時間で最大効果を得よう!


「気がついたらスケジュールが埋まっている」
これを避けるためには、自分で仕事量をコントロールする必要があります。
いつの間にか、他人から引き受けた仕事に支配されていませんか?

「仕事の成果の8割は、費やした時間全体のうちの2割の時間で生み出している」
という、パレートの法則というものがあります。
2割の努力が8割の結果を生み出していて、残りの8割は結果や報酬に直結していないということです。

優先順位が高くない仕事を気持ちよく断って、この意識をルーティン化することで、「最小時間で最大効果」を得ていきましょう!

少ない労力で、しっかり評価を得る!

 

仕事ができる人あるある|成功のパラドックス


「〇〇さん、先日の〇〇よかったね。これもお願いしていい?」
「ありがとうございます!はい、承知いたしました!」

仕事ができる人ほど、起こりやすい現象です。

周りの期待に応えようと頑張り、疲弊してしまう。
また、業務過多により本来のパフォーマンスが発揮できなくなる

期待されて仕事を任されるのは嬉しいことですが、結果としては散々ですよね。
本来のパフォーマンスを発揮できずに、「〇〇さん、期待外れだった」なんて思われた日にはとても残念です。
「頼まれたから引き受けたのに…」と、お互い損をしてしまいます。

全てを手にすることはできません。
必要な仕事とそうでない仕事を見極めることで、よりパフォーマンス高く取り組むことができます。

しかしながら、「断る」って難しいですよね。
次から、解説していきます。

何が多忙の原因?必要な仕事を見極める思考法

見極める準備をするところからスタート

さて、「多忙の原因」「何が無駄で、何が必要な仕事なのか」を見極めていきます。
しかし、人間は疲れていると、判断が鈍ります。
見極める前に、しっかり準備をしましょう。

孤独の確保

一日の中で空白の時間はありますか?

  • 仕事は常に忙しい
  • 空き時間はなんとなくSNSをチェックしている
  • 家に帰ったら、寝るまでテレビ/YouTubeをずっとみている

こういう生活をしていませんか?

ネットでいつでも、なんでも見ることができる時代です。
サブスクという文明が、あなたの時間を隙間なく埋めてくれます。
ただその結果、一人で安らぐ時間がなくなっていると思います。

まずは、しっかり判断できる状態を作りましょう。
一人の時間が、あなたの正確な判断をもたらします。

睡眠の確保

身体は最大の資産です。
資産を大切にしないと、元手が減り、高い価値(パフォーマンス)を生み出せません。

優秀な人ほどたくさん寝ています。
しっかり寝て、あなたの最大の資産を守りましょう。

7〜8時間寝れていますか?

判断基準の見える化して、仕事を厳密に選抜!

さて、準備ができれば、仕事を見極めるフェーズに移行しましょう。
重要なのは「絶対イエス」と言い切れないものは「ノー」ということ。
90点以下の仕事は断る覚悟を持つということです。
高いと感じるかもしれません。
そうです、大半が断るべき仕事なのです。

「この人に言われたから」「今は気分が良いから」
その場のテンションやノリで、仕事を引き受けてはいけません。
不用意に仕事を引き受けないためには、自分自身の判断基準を作っていきます。
点数の判断の仕方ですが、「理想」と「最低限の条件」を確認し、仕事を振られた時に選抜をしましょう。

この判断基準が鈍ってしまうので、前述の「孤独」と「睡眠」の確保は必要不可欠ですね。

理想の仕事を考える

まずは100点の仕事を考えましょう。

  • やりたい仕事である(もしくは直結する)
  • 評価が急上昇する

そんな仕事であれば、私は絶対に引き受けたいですね。
初めに、あなたの理想の仕事=絶対に引き受けたい仕事を考えます。

最低限の条件を考える

次に90点の仕事を考えます。
「どこで、どのくらいの所要時間で、報酬がどのくらいのものか」
「環境」「時間」「報酬」の3つの条件で考えましょう。

断り下手が断るための思考法

ここまでこられたら第一段階はクリアです。
それでは、実際にどう断っていくか、ここがキモになりますね。
「断るのなんて無理!」という方、必見です。

目標の明確化

あなたは目標は持っていますか?
仕事を通して成し遂げたいことを考えて、それに直結しないものは、断っていきます。
この目標は「一般的/具体的」「平凡的/刺激的」の2軸で明確化していきます。

Ex)営業サラリーマン
一般的&平凡的 =価値感「チームワークを大切に仕事をしたい」
一般的&刺激的 =ビジョン「商品を通して、世界平和を目指したい」
具体的&平凡的 =短期目標「営業成績で昨年比100%を目指したい」
具体的&刺激的 =本質「2025年までにこの商品の家庭普及率を20%上げる」

具体的かつ刺激的な目標が、もっとも重要です。
定点観測ができるという点でも追いやすく、途中経過が分かりやすいですよね。

これが叶う仕事なのか、直結している仕事なのかを判断して、そうでないものは断っていきましょう。

断ったら嫌われるはウソ!勇気ある拒否をしよう!

(〇〇さんに頼まれちゃった…もっと好かれたいしな…嫌われたくないし…)
「承知しました!やります!」

この考え方が、あなたを最も苦しめます。

断ることで関係性が崩れるわけではない!

「これやっといてくれる?」
「すみません今手が離せなくて」
「君には失望した!」

こんなことはないと思います。
(こうなるのは、そもそも良い関係性ではないですね。)

まずは、あなたの判断が、相手との関係性を崩してしまうものではないことを知りましょう。
上司は、あなたが難しければ他の方へ依頼を考えます。
判断と関係性は、切り離して考えましょう。

トレードオフで考えよう

人生、全てを手に入れることはできません。
「家族・友人・健康・仕事」何かに時間を割けば、何かの時間は減ります。
これは、仕方のない事実です。

今振られた仕事、それを引き受けるとできなくなる仕事(パフォーマンスが落ちる仕事)がありますよね。
それも仕方のない事実です。
全ては手に入れられないという前提のもと、優先順位を考えて、明確な断る理由を持ちましょう。
罪悪感を持つ必要はありません。

仕事の優先順位の考え方は、こちらの記事も参考にしてみてください。
テレワーク がうまくいかない人に送るセルフマネジメント|働き方改革の落とし穴

行けたら行くは、相手に迷惑!

嫌われたくないから、とりあえずどっちつかずの返答をしてしまうこと、ありますよね。
正直、これが最も迷惑です。
最終的にドタキャンと受け取られてしまい、関係性はむしろ悪化します。

あなたが難しければ、他の方に頼めるんです。
伝え方はありますが、キッパリと断った方が相手のためにもなります。

罪悪感で引き受けても、短期的な好印象でしかない

断れずに引き受けてしまった場合、もちろん始めは好印象になりますが、
結局はその仕事のデキや結果が評価になります。
好印象は、非常に短期的なものなのです。
「引き受けてくれた、ラッキー!」そう思う方もいます。

また、「この前引き受けてくれたし、これも頼んでみよう」と思う方もいるでしょう。
一瞬の好印象は、都合の良い人に成り下がる危険性があります。

仮に断ったとしても「断られちゃったな…そしたら〇〇さんに頼んでみようかな」と、一時的なショックだけで、次の手を考えるはずです。
あなたが思っているより、深刻な問題ではないんですね。

むしろ、キッパリ断るあなたをみて、「断る勇気と優先順位を考えた判断力があるんだな」と感心することもあります。

実際に断ろう!

二つ返事をすることを避ける

対面・電話・メール、どの場合でも、その場で判断しないようにしましょう。
全ての仕事を振られるがままに引き受けていた方は、この意識だけでも非常に楽になるでしょう。

「予定を確認して折り返します」
「確認してメールをお送りします」

このように伝え、一旦持ち帰ります。
その後に「申し訳ございません、今スケジュールがいっぱいなので難しいです」と伝えましょう。

「絶対イエス」と言い切れないものは「ノー」でしたよね。

代替案を出す

どうしても断れない、理由を伝えられない場合には、少し先の代替案を出しましょう。
「今月は少し立て込んでいますので、来月はいかがでしょうか」
と伝えることで、引き受けたいという気持ちは伝わるでしょう。

伝えづらい場合には、「クッション言葉」や「DESC法」なども活用しましょう。
以下の記事でも紹介していますので、併せてご覧ください。
【新卒4年目】 仕事できない と感じるストレスと3つの対処方法

ルーティン化する

「仕事を見極めて、断っていく」
「成果を生んでいない努力を削減する」

これを日常化、ルーティン化するところまで到達すれば、あなたの仕事は常に最大化を目指していけるでしょう、
本質的な行動を無意識化することができると、目標・やりたいことの達成に近づいていきます。

習慣は、以下の3点で構成されています。

①トリガー(きっかけ)
②行動
③報酬(結果)

「①朝起きた時に日の光を浴びると②スッキリ起きられて③一日が活動的になる」
「①仕事帰りにこの道を通ると②コンビニに行ってしまって③スイーツを買って帰る」
良い習慣も悪い習慣も同様です。

なので、仕事においても、

①仕事を振られたら二つ返事で引き受けて
②多忙で精神的にも肉体的にも疲弊して
③短期的な好印象を得る

となってしまっているかと思います。

上記がダメなルーティンであることは、この記事をご覧いただいたあなたであれば判断できるはずです。
ぜひ以下のルーティンに変更して、日々に刻んでいきましょう。

①仕事を振られたら
②厳密に選抜して断るかどうか決定して
③目標に直結する仕事に取り組む

より細かく

①〇〇という仕事を振られたら
②予定を確認して折り返すと伝えて
③キッパリ断る

というところまで想定してルーティン化できていれば、非常に楽に断ることができます。

まとめ:「見極める」「断る」「ルーティン化する」で最小時間で最大効果を!


いつも忙しすぎる…精神的につらい…体調も悪い…
こうなっては楽しい毎日は送ることができません。

①理想や最低限の仕事を線引きして
②目標が叶わない仕事は断って
③それをルーティン化していきましょう

会社のため、人のために、時間や体力を浪費することはありません。
あなたのために、時間を使い、仕事に取り組むことができる環境を作っていきましょう。

ただ、急がないでください。
ルーティン化は“一つずつ”がポイントです。

焦らず、一歩ずつ、進んでいきましょう!

 

この考え方は、「エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にする [ グレッグ・マキューン ]」という本に記載されております。

ぜひ併せてご確認くださいね。

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